В нашей онлайн базе уже более 10821 рефератов!

Список разделов
Самое популярное
Новое
Поиск
Заказать реферат
Добавить реферат
В избранное
Контакты
Украинские рефераты
Статьи
От партнёров

Новости
Загрузка...
Крупнейшая коллекция рефератов
Предлагаем вам крупнейшую коллекцию из 10821 рефератов!

Вы можете воспользоваться поиском готовых работ или же получить помощь по подготовке нового реферата практически по любому предмету. Также вы можете добавить свой реферат в базу.

Электронная почта как инновационная технология в документационном обеспечении организации

Электронная почта как инновационная технология в документационном обеспечении организации

Содержание

Введение 3

1 Электронная почта как инновационная технология в документационном обеспечении деятельности организации 5

1.1 Понятие и назначение электронной почты, оценка ее возможностей и функциональных особенностей 5

1.2 Структура сообщения электронной почты, состав, критерии и содержание

ее элементов 25

1.3 Использование электронной почты в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности организации .43

2 Особенности использования электронной почты в информационных системах предприятия (на примере СП «Софтформ» ООО) 52

2.1 Анализ использования информационных систем и электронной почты в управленческой деятельности СП «Софтформ» ООО .52

2.2 Распределение обязанностей при работе с электронной почтой внутри организации 62

2.3 Управление документами электронной почты, технология функционирования и обеспечение безопасности ее на СП «Софтформ» ООО.72

3 Прикладные аспекты совершенствования документационного обеспечения управления за счет использования электронной почты 75

3.1 Пути совершенствования использования электронной почты в документационном обеспечении управления организации 75

3.2 Определение критериев необходимости использования электронной почты и состава недопустимой к пересылке информации в организации 81

3.3 Защита документов электронной почты: организационно-правовые и делопроизводственные аспекты использования электронной почты в деятельности организации 87

Заключение 94

Список использованных источников 96

Введение

Электронная почта – удобное и надежное средство общения, миллионы людей на визитных карточках рядом с номером телефона пишут свой e-mail.

Поток информации в Internet состоит из электронной корреспонденции, и многие люди, подключившись к Internet, пользуются в основном лишь этой услугой.

Электронная почта во многом напоминает обычную почтовую связь. Написав письмо на листе бумаги, отправитель вкладывает лист в конверт, запечатывает его, наклеивает марку и надписывает адрес получателя. Затем он опускает конверт в ближайший почтовый ящик.

Отцом электронной почты по праву считается профессор Рей Томлисон, ведущий инженер компании BBN Technologies. Первое электронное сообщение 2 октября 1971 года долго гонялось между двумя компьютерами лаборатории

В современном обществе информация является полноценным ресурсом производства, средством конкурентной борьбы во всех сферах экономической деятельности, важным элементом социаль­ной жизни общества. Информация, закрепленная в докумен­тах, составляет основную часть информационных ресурсов орга­низаций. Документы создаются и используются в организациях для того, чтобы передавать информацию в пространстве и време­ни, а также обеспечивать свидетельства деятельности организа­ций (фиксировать управленческие действия, подтверждать реше­ния, определять права и ответственность работников и т. д.).

Традиционно в деятельности организаций использовались до­кументы на бумажных носителях. Применение новых инфор­мационно-коммуникационных технологий в сфере управленчес­кой деятельности привело к переводу значительных объемов документированной информации в электронно-цифровую фор­му, то есть к появлению документов, в которых информация пред­ставлена в электронно-цифровой форме и может быть вос­принята человеком только при помощи соответствующих про­граммных и технических средств.

Работу с документами преимущественно в электронной фор­ме осуществляет все большее количество организаций. Большая часть документов в настоящее время первоначально создается в электронно-цифровой форме, а ряд из них продолжает хранить­ся и использоваться в такой форме на постоянной основе.

Возможность документирования деятельности организации и обмена документами без использования бумажных носителей информации приводит к тому, что во многих организациях элек­тронная почта (далее - ЭП) постепенно вытесняет бумажную переписку. Ее популярность обусловлена рядом факторов, среди которых:

- высокая скорость пересылки информации;

- низкие затраты на создание и пересылку информации, в том числе отсутствие затрат на бумагу, конверты и т. д.;

- удобство составления, в том числе возможность многократ­но использовать заранее составленные электронные шаблоны;

- возможность многократного использования и размножения пересылаемой информации.

Документированная информация, пересылаемая посредством ЭП, может иметь важное значение как для текущей деятельнос­ти организаций, так и в перспективе в качестве источника рет­роспективной информации о деятельности организации и ее от­дельных работников. Грамотная организация использования и сохранения такой информации имеет первостепенное значение для обеспечения ее полноты, подлинности и других свойств, необхо­димых в текущей деятельности организаций, а также при исполь­зовании в будущем.

Объектом работы является СП «Софтформ» ООО.

Предмет – электронная почта как инновационная технология в документационном обеспечении организации.

Целью работы является изучение научно-методических аспектов использования электронной почты в документационном обеспечении организации.

В связи с поставленной целью в работе необходимо решить следующие задачи:

1) рассмотреть сущность электронной почты как инновационная технология в документационном обеспечении деятельности организации;

2) охарактеризовать особенности использования электронной почты в информационных системах предприятия на примере СП «Софтформ» ООО;

3) исследовать прикладные аспекты совершенствования документационного обеспечения управления за счет использования электронной почты.

1 Электронная почта как инновационная технология в документационном обеспечении деятельности организации

1.1 Понятие и назначение электронной почты, оценка ее возможностей и функциональных особенностей

Электронная почта (electronic mail, E-mail) – это одна из первых и наиболее распространенных услуг Интернет. В мире насчитывается более 200 млн. активных почтовых ящиков, которые не только обеспечивают пересылку сообщений между пользователями сети (абонентами), но и служат в качестве своеобразной базы данных документов, записей назначенных встреч, новостей.

К преимуществам электронной почты относятся [7, c. 93]:

¾ высокая скорость пересылки сообщений;

¾ на обмен информацией затрачиваются несколько минут, в то время как при использовании обычной авиапочты на пересылку корреспонденции затрачивается не менее недели;

¾ экономичность;

¾ одна страница текста передается за доли секунды, а по телефону необходимо затратить несколько минут;

¾ возможность работать с текстом, а не со звуком (голосом), что позволяет обдумать и отредактировать ответ во время обмена информацией, особенно на иностранном языке, не требуется мгновенная реакция;

¾ одновременная пересылка по нескольким адресам;

¾ удобный способ для передачи приглашений, рекламных сообщений и т.п.;

¾ передача файлов вместе с письмом.

Появление электронной почты можно отнести к 1965 году, когда сотрудники Массачусетского технологического института (MIT) Ноэль Моррис и Том Ван Влек написали программу MAIL для операционной системы CTSS (Compatible Time-Sharing System), установленную на компьютере IBM 7090/7094.

Общее развитие электронной почты шло через развитие локального взаимодействия пользователей на многопользовательских системах. Пользователи могли, используя программу mail (или её эквивалент), пересылать друг другу сообщения в пределах одного мейнфрейма (компьютера).

После появления распределённой глобальной системы имён DNS, для указания адреса стали использоваться доменные имена — [email protected] — пользователь user на машине example.com.

[1] 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

скачать реферат скачать реферат

Новинки
Интересные новости
загрузка...

Заказ реферата
Заказать реферат
Счетчики

Rambler's Top100

Ссылки
Все права защищены © 2005-2017 textreferat.com